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Informativa Privacy

Ai sensi dell’art. 13 D. Lgs. 196/2003 e degli artt. 13-14 del Regolamento UE n. 2016/679, La informiamo di come e perché i Suoi Dati personali saranno trattati da Milano Notai Studio associato dei notai Giovannella Condò e Monica De Paoli (infra “Milano Notai” o “Studio”) con l’affidamento della Sua pratica.

 

  1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è:

Milano Notai, Studio associato dei notai Giovannella Condò e Monica De Paoli

C.F./P.IVA: 04162510962;

Sede: Via Alessandro Manzoni, 14, 20121 – Milano;

T: +39 02 76017512;

Email: studio@milanonotai.it.

I notai dello Studio svolgono il ruolo di pubblico ufficiale che istituzionalmente comporta garanzia ed imparzialità. Il compito dei notai dello Studio è di dare pubblica fede agli atti tra privati ed alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento e di assicurare nel contempo il controllo di legalità degli atti ed una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle parti.

 

  1. Definizione di “Dato Personale”

Ai fini della presente Informativa Privacy, per “Dato Personale” si intende qualsiasi informazione che identifica o rende identificabile una persona fisica, quale, per esempio, nome e cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, numero di telefono, indirizzo di casa, indirizzo email, numero di passaporto, numero di patente, immagini, numeri di carta di credito, ecc. (“Dati Personali”)

Rientrano nella categoria di “Dati Personali” anche:

  • i c.d. dati “sensibili”, ossia quei dati che consentono di rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute, la vita sessuale e la situazione economica di una persona fisica;
  • i c.d. dati “giudiziari”, ossia qualsiasi informazione che consente di rivelare l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziale (ad esempio, i provvedimenti penali di condanna definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative alla detenzione) o la qualità di imputato o di indagato.

 

  1. Natura dei Dati Personali trattati e modalità del conferimento

Tra i Dati Personali che Milano Notai potrebbe raccogliere vi sono:

  1. dati di contatto, quali nome, cognome, titolo di lavoro e/o ruolo aziendale, indirizzo dell’azienda, residenza – ove necessario -, numero di telefono, numero di cellulare, numero di fax e indirizzo e-mail;
  2. dati di pagamento, quali dati necessari per l’elaborazione di pagamenti e la prevenzione di frodi, compresi i numeri di carte di credito/debito e altre informazioni di fatturazione correlate;
  3. informazioni commerciali e/o patrimoniali ove necessarie per la realizzazione/sviluppo di un progetto o relazione contrattuale;
  4. informazioni raccolte da fonti pubbliche, quali per esempio archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici (per esempio, Catasto, Registri Immobiliari, Registro delle Imprese, Stato Civile, Anagrafe, anche siti all’estero, ove il notaio sia chiamato a ricevere un atto in cui intervenga una società straniera); notai e/o avvocati e/o collaboratori esterni detentori dei Dati Personali in qualità di Titolari;
  5. informazioni su contenziosi o su eventuali procedimenti giudiziari e/o amministrativi che potrebbero riguardare Lei o soggetti terzi a Lei correlati, eventualmente rilevanti anche ai fini antitrust;
  6. categorie particolari di Dati Personali necessari ai fini dello svolgimento dell’incarico conferito (potremo per esempio acquisire informazioni circa la Sua appartenenza a un’associazione professionale o sindacato, salute, ecc. e/o dati relativi a condanne penali e reati richiesti per legge). Qualsiasi utilizzo di tali informazioni è basato sul Suo consenso. Se non fornirete tali informazioni, tuttavia, ci troveremo nell’impossibilità di prendere tutte le necessarie precauzioni.

I Suoi Dati Personali potranno essere raccolti in diverse occasioni, quali:

  • richiesta di una consulenza o assistenza legale;
  • navigazione del/interazione con il nostro sito web;
  • partecipazione a un convegno o a un altro evento organizzato da Milano Notai;
  • Sua offerta di fornitura di servizi al nostro Studio.

Come principio generale, Milano Notai raccoglie e tratta i Dati Personali da Lei forniti volontariamente mediante posta elettronica o cartacea e/o a mani, etc., con ciò conferendo il Suo consenso al trattamento.

Come indicato, in alcune circostanze (cfr. per esempio le lett. d) che precede), i Suoi Dati Personali potranno essere raccolti presso fonti pubbliche e/o terze parti.

 

  1. Finalità del trattamento dei Dati Personali

Lo Studio potrà utilizzare i Suoi Dati Personali solo per le seguenti Finalità (“Finalità”):

  1. svolgere l’incarico professionale conferito e fornire quindi la assistenza/consulenza legale o i servizi legali da Lei richiesti;
  2. gestire e amministrare le relazioni commerciali tra Lei e lo Studio, inclusi l’elaborazione di pagamenti, la fatturazione e la prestazione di tutti i servizi di supporto eventualmente necessari;
  3. rispettare gli obblighi legali a cui lo Studio è tenuto, tra cui per esempio gli obblighi di tenuta dei registri, gli obblighi di legge in materia di anti-riciclaggio (di cui in particolare al D. Lgs. 231/2007 e ss. modifiche) e di prevenzione dall’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo (il conferimento dei dati è, pertanto, obbligatorio ai sensi dell’art. 21 del D. Lgs. 231/2007 “Obblighi del cliente” e ss. modifiche), nonché gli obblighi correlati al rispetto della normativa antitrust;
  4. gestire e garantire la Sua sicurezza in caso di accesso ai nostri uffici, sistemi informatici e di comunicazione, piattaforme online, siti Web e altri sistemi, anche ai fini della prevenzione e rilevamento di minacce alla sicurezza, frodi o altre attività criminali o dannose;
  5. analizzare e migliorare i nostri servizi e le comunicazioni a Lei inviate;
  6. per finalità assicurative;
  7. identificare le persone autorizzate a rappresentarVi;
  8. ottemperare ad obblighi impartiti dalle autorità giudiziarie e/o per tutelare i nostri diritti; e
  9. per qualsiasi finalità connessa e/o accessoria a quelle indicate sopra e per ogni altro fine per il quale ha conferito i Suoi Dati Personali.
  10. Previo consenso esplicito, i Suoi Dati Personali potranno essere altresì usati per le seguenti ulteriori finalità (“Ulteriori Finalità”):

  11. per l’invio della Newsletter di Milano Notai recante brevi commenti a novità normative, a pronunce giurisprudenziali, a posizioni dell’Agenzia delle Entrate e casi nati dall’esperienza condivisa con ciascuno dei nostri clienti;
  12. per finalità di comunicazione – anche in forma anonima – delle operazioni per cui Milano Notai Vi ha prestato la sua assistenza, attraverso la menzione anche nell’ambito di survey a cui Milano Notai partecipa al fine di conseguire premi annuali relativi al gradimento dei servizi offerti.

Vi informiamo che potrete revocare l’eventuale consenso da Lei prestato per le Ulteriori Finalità in qualsivoglia momento inviando apposita richiesta all’indirizzo email: studio@milanonotai.it.

 

  1. Base giuridica del trattamento e conseguenze del rifiuto al trattamento

Di norma, non vi sono conseguenze dannose in caso di mancato conferimento dei Dati Personali e/o conferimento del consenso. Tuttavia, in alcune circostanze, in caso non forniate i Dati Personali e/o il consenso al trattamento degli stessi, Milano Notai non potrà svolgere l’incarico affidatogli. In questi casi Vi informeremo immediatamente di conseguenza.

In particolare, rispetto ai trattamenti per le Finalità di cui all’art. 4 che precede, facciamo presente che il trattamento dei Suoi Dati Personali avviene:

  • perché il trattamento è necessario per seguire le Sue istruzioni o per l’esecuzione di un contratto da Lei stipulato con lo Studio;
  • per ottemperare agli obblighi di legge;
  • perché il trattamento è necessario per un interesse legittimo nostro o di soggetti terzi che ricevono i Suoi Dati Personali, salvo che i Suoi interessi, diritti e libertà fondamentali prevalgano su tali interessi.

Inoltre, l’utilizzo dei Suoi Dati Personali può essere giustificato sulla base del Suo consenso esplicita.

In caso di mancato conferimento del consenso esplicito alle Ulteriori Finalità, non riceverete da Milano Notai alcuna comunicazione né i Suoi Dati Personali verranno usati per queste finalità. Il mancato conferimento del consenso per le Ulteriori Finalità non impedirà a Milano Notai di prestare i servizi correlati all’incarico professionale conferito.

 

  1. Modalità del trattamento dei Dati Personali

Il trattamento è realizzato per mezzo delle seguenti operazioni o complesso di operazioni: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei Dati Personali.

I Dati Personali potranno essere trattati a mezzo sia di archivi cartacei che informatici (ivi compresi dispositivi portatili) e trattati con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità sopra indicate.

In caso di trasmissione, i Dati personali saranno trasmessi in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi degli strumenti informatici e telematici installati presso lo Studio; i notai italiani hanno inoltre realizzato un’apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche in tale ambito.

Il trattamento è svolto dal Titolare e/o dalle persone autorizzate al trattamento, che verranno di volta in volta identificate nell’ambito dello svolgimento dell’incarico conferito.

 

  1. Comunicazione e diffusione dei Dati Personali

I Suoi Dati Personali verranno trattati dal Titolare e dalle persone autorizzate al trattamento.

Ai fini del corretto adempimento dell’incarico o per scopi amministrativi, di fatturazione e per altri scopi commerciali, i Suoi Dati Personali potranno essere comunicati – ove ciò sia necessario e su base confidenziale – a collaboratori esterni e fornitori di servizi, soggetti operanti nel settore giudiziario e, ancora, per esempio, alle controparti.

In particolare, potremo comunicare i Suoi Dati Personali a:

  • altri notai, avvocati, esperti legali o consulenti; o
  • studi notarili stranieri con lo scopo di ottenere una consulenza sulla base di una legge straniera;

Lo Studio è inoltre tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate dall’atto.

I dati personali saranno ad esempio comunicati:

  • all’Agenzia delle Entrate già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione fiscale del contratto;
  • all’Ufficio del Territorio già conservatoria dei registri immobiliari e ufficio del catasto (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della trascrizione del contratto e della sua volturazione;
  • all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza (ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni);
  • al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni.

Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.

Su base confidenziale, potremo anche comunicare i Suoi Dati Personali a:

  • terzi per fini di manutenzione dei nostri sistemi;
  • società che forniscono servizi in materia di antiriciclaggio di recupero del credito e per altri scopi di prevenzione della criminalità;
  • fornitori di servizi.

Divulgheremo i Suoi Dati Personali solo in una o più delle seguenti ipotesi: (i) Sua autorizzazione; (ii) quando è previsto per legge o dalla normativa applicabile o ordinato da un’autorità giudiziaria/amministrativa; o (iii) per indagare l’eventuale sussistenza di attività fraudolente o criminali effettive o sospette.

Per maggiori informazioni, Vi invitiamo a volerci contattare al seguente indirizzo email: studio@milanonotai.it.

 

  1. Trasferimento dei Dati Personali all’estero

Milano Notaio è uno studio notarile attivo a livello internazionale. Pertanto, i Suoi Dati Personali potranno essere trasferiti all’estero, se richiesto per lo svolgimento delle Finalità e/o delle Ulteriori Finalità.

In particolare, i Suoi Dati Personali potranno essere trasferiti in Paesi non appartenenti all’Unione europea rispetto ai quali la Commissione europea ha deciso, ai sensi dell’art. 45 del Regolamento (UE) 2016/679, che le leggi ivi vigenti garantiscono un livello di protezione adeguato dei dati personali.

In assenza di una tale decisione della Commissione europea, i Suoi Dati Personali potranno essere trasferiti in Paesi non appartenenti all’Unione europea solo dopo che Milano Notai avrà adottato garanzie adeguate di tutela, in conformità all’art. 46 del Regolamento 2016/679, per esempio adottando clausole contrattuali standard stabilite dalla Commissione europea (e disponibili al seguente link: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en).

Milano Notai garantisce, e sempre garantirà, un adeguato livello di protezione dei Suoi Dati Personali. Al riguardo richiederemo sempre ai nostri fornitori, agenti, consulenti, ecc. di fornire pari garanzie di tutela dei Suoi Dati Personali.

 

  1. Conservazione dei Dati Personali

Lo Studio conserva i Suoi Dati Personali nei termini e per tutto il tempo strettamente necessario ai fini dell’espletamento dell’incarico e, una volta cessato l’incarico, conserverà tali Dati Personali per il periodo di tempo stabilito dalle rispettive normative di settore (ad esempio:  legge notarile per gli atti originali, codice civile per gli adempimenti pubblicitari, normativa fiscale e tributaria per i dati di fatturazione e contabilità, normativa antiriciclaggio per le informazioni relative all’adeguata verifica).

 

  1. Sicurezza e trasferimento dei Dati Personali

Il trattamento, la conservazione e la elaborazione dei Suoi Dati Personali sono assicurati attraverso misure tecniche e organizzative appropriate per mantenere riservati e sicuri i Dati Personali in conformità con le nostre procedure interne. I Dati personali possono essere conservati sui nostri sistemi di gestione dei Dati Personali, su quelli dei nostri fornitori o su file cartacei.

 

  1. I Suoi diritti

Lei avrà in qualsiasi momento diritto di ottenere conferma dell’esistenza e/o del fatto che sia o meno in corso il trattamento dei Suoi Dati personali, anche se non ancora registrati, nonché la loro comunicazione in forma intelligibile. Lei ha, inoltre, il diritto di ottenere:

  • l’aggiornamento, la rettificazione e l’integrazione dei Dati personali;
  • la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati personali trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
  • l’attestazione che le operazioni di cui ai due punti che precedono sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i Dati personali sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  • la portabilità dei dati verso altri soggetti per il quale dovrà farsi richiesta esplicita da inviare ai recapiti di seguito indicati;
  • ove previsto, la cancellazione dei dati conservati presso i nostri archivi (cd. diritto all’oblio), mediante comunicazione da inviare ai recapiti di seguito indicati;
  • la limitazione del trattamento dei dati.

Lei ha anche il diritto di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati:

  • per motivi legittimi e connessi alla Sua situazione particolare, ancorché il trattamento sia pertinente alla finalità della raccolta;
  • al trattamento di Dati personali che La riguardano ai fini di comunicazione commerciale; nonché di
  • proporre reclamo al Garante per la protezione dei Dati Personali.

Per esercitare uno o più dei diritti sopra elencati, potrà inviare specifica richiesta a Milano Notai:

  • presso Via Alessandro Manzoni, 14, 20121 – Milano, Italia;

oppure

L’esercizio dei diritti sopra elencati non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.

Laddove riceva una nostra mailing relativa al servizio di newsletter, Le confermiamo che anche in questo caso potrà cancellarsi in qualsiasi momento dal servizio cliccando il bottone “Annulla/Unsubscribe” presente in calce alla mail.

 

  1. Contatti

Nel caso di domande relative a qualsiasi necessità di chiarimento o informazione sui contenuti della presente Informativa Privacy, si prega di inviare una email a studio@milanonotai.it.

  1. Modifiche alla presente Informativa Privacy

Nel tempo, potrebbe rivelarsi necessario aggiornare questa Informativa Privacy sia ai fini dell’adeguamento a eventuali nuove disposizioni, sia in base alle esigenze dello Studio.

Per tale ragione, La invitiamo a riesaminare regolarmente la presente Informativa Privacy, pubblicata sul nostro sito web www.milanonotai.it.

Le modifiche sostanziali saranno indicate all’inizio dell’Informativa Privacy e, ove necessario, vi sarà richiesto di prestare un nuovo consenso.