Assemblee e consigli on line per Associazioni, Fondazioni e Comitati
La Commissione Terzo Settore del Consiglio Notarile di Milano ha pubblicato due nuove massime dedicate allo svolgimento, mediante mezzi di telecomunicazione, delle assemblee degli associati e degli organi collegiali di associazioni, fondazioni e comitati.
Negli ultimi due anni le disposizioni in materia emergenziale hanno consentito agli enti di usufruire di questa modalità a prescindere dalle previsioni statutarie.
Incontrarsi “on line” è ormai diventata anche per gli enti non profit una modalità non solo per tutelare la salute dei partecipanti ma per garantire una maggior partecipazione e coinvolgimento degli associati nelle decisioni relative alla vita degli enti.
All’avvinarsi della scadenza della normativa emergenziale le massime del Consiglio notarile intervengono a dare indicazioni chiare agli enti per continuare a incontrarsi “a distanza”.
In merito allo svolgimento delle assemblee la massima n. 12 distingue tra enti ETS e non ETS.
Per gli enti non ETS nella massima n. 12 viene affermato che in assenza di diversa previsione statutaria le assemblee possono essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione, purché:
– sia assicurata la contestualità del procedimento assembleare;
– sia possibile verificare l’identità degli intervenuti.
In ossequio, quindi, al principio di autonomia statutaria lo statuto degli enti potrà, comunque, alternativamente prevedere:
– che la riunione si debba tenere in un luogo fisicamente determinato ed alla presenza personale degli aventi diritto;
– che la riunione si debba tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
– che la riunione si possa tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione.
Per gli enti dotati della qualifica di ETS, la massima n. 13 ricorda che l’art. 24, comma 4, del Codice del Terzo settore, prevede che “L’atto costitutivo e lo statuto possono prevedere l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, purché’ sia possibile verificare l’identità dell’associato che partecipa e vota”.
Questa disposizione, se interpretata letteralmente, subordina la possibilità per gli ETS di svolgimento dell’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ad un’espressa previsione dello statuto o dell’atto costitutivo.
Sono, peraltro, legittime le clausole statutarie degli ETS che, nel prevedere l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, non richiedono l’indicazione di un luogo fisico di convocazione, così che l’assemblea si possa svolgere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, purché sia possibile verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale.
Per le riunioni degli organi collegiali diversi dalle assemblee, la massima n. 13 in assenza di una specifica disciplina nel codice del Terzo Settore, non distingue tra enti ETS e non ETS.
Le riunioni degli organi collegiali, quindi, di associazioni, fondazioni e comitati, anche dotati della qualifica di ETS, in assenza di contraria disposizione statutaria, possono avvenire mediante mezzi di telecomunicazione, anche in assenza di un luogo fisico di convocazione, purché sia possibile verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale.
